Trình ký Ban Giám hiệu

Quy trình này được dùng để trình ký các văn bản cần Ban Giám hiệu phê duyệt.

I. Đoàn Thanh niên:

Viên chức, người lao động (VC,NLĐ) truy cập Portal Office theo địa chỉ: https://iuoffice.hcmiu.edu.vn

Sau đó, nhập username, password và nhấn Đăng nhập để vào Portal Office.

Để gửi yêu cầu trình ký, VC, NLĐ vào Portal Office => Trình ký => Gửi yêu cầu => Ký số HSM => Đoàn TN - Hội SV => Trình ký kế hoạch của Đoàn Thanh Niên.

Quy trình này dùng để trình ký kế hoạch của Đoàn Thanh niên, gồm các bước sau:

Bước 1: Đơn vị gửi kế hoạch đến Đoàn Thanh niên

Bước 2: Đoàn Thanh niên tiến hành ký xác nhận và chuyển đến các Khoa/Bộ môn liên quan

Bước 3: Trưởng Khoa/Bộ môn ký xác nhận và chuyển đến VP BGH

Bước 4: VP BGH kiểm tra và trình BGH bút phê

Bước 5: BGH bút phê kế hoạch, chuyển giai đoạn lấy số, đóng dấu

Bước 6: Lấy số, đóng dấu và đóng quy trình.

II. Hội Sinh viên:

Viên chức, người lao động (VC,NLĐ) truy cập Portal Office theo địa chỉ: https://iuoffice.hcmiu.edu.vn

Sau đó, nhập username, password và nhấn Đăng nhập để vào Portal Office.

Tùy vào yêu cầu trình ký, VC, NLĐ vào Portal Office => Trình ký => Gửi yêu cầu => Ký số HSM => Đoàn TN - Hội SV và chọn một trong các Quy trình sau:

1. Trình ký KH của Liên Chi Hội SV Khoa/BM

2. Trình ký KH liên tịch của Đoàn- Hội Khoa/BM

3. Trình ký KH, TTr, CV của HSV trường, KH CLB/Đội/nhóm

Lưu ý:

1. Người xử lý và người theo dõi được phân quyền khác nhau.

   a) Người xử lý giai đoạn nào là người có toàn quyền xử lý trong 1 giai đoạn đó.

   b) Người theo dõi sẽ có thể phản hồi, ký số văn bản.

   c) Người gửi yêu cầu sẽ nhận đầy đủ thông báo, tuy nhiên không thể bấm hoàn thành quy trình nếu không được thêm tên vào mục người xử lý.

2. Tài liệu đính kèm: Có thể tải nhiều file và lưu ý file ký số là file PDF. Ngoài ra tên file không nên đặt quá dài và có các ký tự đặc biệt như & - / \

3. Sau khi nhấn "Cập nhật", phần mềm sẽ quay về trang Yêu cầu tôi đã gửi. Và VC, NLĐ có thể dễ dàng theo dõi yêu cầu vừa gửi.

4. Để biết thêm chi tiết về hướng dẫn sử dụng các chức năng của Portal Office, VC, NLĐ truy cập trang https://hcth.hcmiu.edu.vn/hdsd-portal-office/

5. Để biết thêm chi tiết về cách thức soạn thảo văn bản theo quy định văn thư lưu trữ, VC, NLĐ truy cập đường link https://hcth.hcmiu.edu.vn/bieu-mau/